|
評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)服務(wù)檔案如何歸檔？如何管理？
來源：時(shí)間：2005.07.20一、切實(shí)提高對(duì)技術(shù)服務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí) 技術(shù)服務(wù)檔案是指機(jī)構(gòu)在開展技術(shù)服務(wù)及日常管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像資料等。完整的技術(shù)服務(wù)檔案是機(jī)構(gòu)依法依規(guī)開展技術(shù)服務(wù)活動(dòng)的有效證明，對(duì)實(shí)現(xiàn)檢測(cè)、評(píng)價(jià)的可溯源，保證檢測(cè)、評(píng)價(jià)結(jié)論客觀真實(shí)起著重要的支撐作用。因此，各機(jī)構(gòu)要切實(shí)提高對(duì)技術(shù)服務(wù)檔案管理工作的重視程度，嚴(yán)格按照《規(guī)范》和本通知要求，落實(shí)責(zé)任，規(guī)范程序，加強(qiáng)質(zhì)控管理，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，為職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)管部門履行職責(zé)，保護(hù)勞動(dòng)者職業(yè)健康權(quán)益提供有效的技術(shù)支持。 二、落實(shí)技術(shù)服務(wù)檔案管理責(zé)任 技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人是本單位技術(shù)服務(wù)檔案管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)親自或指派1名分管負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)本單位技術(shù)服務(wù)檔案管理工作。 每個(gè)檢測(cè)、評(píng)價(jià)項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)該項(xiàng)目歸檔材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性負(fù)總責(zé)（實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)部分由檢測(cè)技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）。負(fù)責(zé)歸檔的項(xiàng)目組成員，對(duì)歸檔材料的完整性和規(guī)范性具體負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)形成或收集檔案材料的項(xiàng)目組成員，對(duì)相關(guān)材料的真實(shí)性具體負(fù)責(zé)。 技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專（兼）職的檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案室及檔案日常管理工作。檔案管理員應(yīng)熟悉檔案管理工作。鼓勵(lì)檔案管理員學(xué)習(xí)職業(yè)病危害檢測(cè)、評(píng)價(jià)有關(guān)知識(shí)。 三、規(guī)范技術(shù)服務(wù)檔案建檔程序 技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)在對(duì)項(xiàng)目組下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)書的同時(shí)，派發(fā)項(xiàng)目編號(hào)。項(xiàng)目編號(hào)應(yīng)連續(xù)且唯一。若項(xiàng)目任務(wù)書下達(dá)后項(xiàng)目中止，該項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向負(fù)責(zé)發(fā)放項(xiàng)目編號(hào)的部門報(bào)告，相關(guān)部門要做好登記，確?？杖钡捻?xiàng)目編號(hào)有據(jù)可循。 各項(xiàng)目組應(yīng)按照《規(guī)范》規(guī)定的檔案內(nèi)容形成和收集歸檔材料。相關(guān)材料原則上應(yīng)保留原件，項(xiàng)目委托方提供的復(fù)印件上應(yīng)有委托單位的簽章；項(xiàng)目組成員填寫的各種記錄表格必須保存原件，如必須謄寫，原件應(yīng)一并保存；檔案材料中所有簽名均應(yīng)為本人簽署；技術(shù)服務(wù)過程中產(chǎn)生的影像資料應(yīng)刻制成光盤，同其他紙質(zhì)材料一同歸檔。嚴(yán)禁任何人員偽造、變?cè)鞕n案材料，嚴(yán)禁任何弄虛作假行為。 檔案材料收集整理工作完成后，各項(xiàng)目組應(yīng)編制歸檔目錄（參考格式見附件），歸檔人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后簽字確認(rèn)。檔案材料移交給檔案管理員后，檔案管理員應(yīng)對(duì)照歸檔目錄對(duì)歸檔材料進(jìn)行形式審查，核對(duì)無誤后簽字辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔工作應(yīng)當(dāng)自報(bào)告簽發(fā)之日起的20個(gè)工作日之內(nèi)完成。 四、加強(qiáng)技術(shù)服務(wù)檔案質(zhì)控管理 技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案管理制度、檔案管理作業(yè)文件及相關(guān)的記錄表格等，并組織開展全員培訓(xùn)，使有關(guān)人員能夠熟練掌握檔案的填寫、建立、保管、查閱、借閱、復(fù)制等知識(shí)。 檔案材料形成和收集過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或其指派人員應(yīng)定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。倡導(dǎo)技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)為每個(gè)檢測(cè)、評(píng)價(jià)項(xiàng)目指派1名質(zhì)量監(jiān)督員，由不參與該項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任，對(duì)該項(xiàng)目技術(shù)資料形成和收集、整理、匯總、歸檔的全過程按照質(zhì)控要求進(jìn)行監(jiān)督。 技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理部門應(yīng)將技術(shù)服務(wù)檔案管理納入本單位內(nèi)審計(jì)劃，對(duì)本單位技術(shù)服務(wù)檔案管理流程及有關(guān)執(zhí)行情況實(shí)施監(jiān)督，并至少每半年開展一次對(duì)項(xiàng)目及時(shí)歸檔情況的專項(xiàng)檢查。技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人或分管負(fù)責(zé)人每年應(yīng)至少親自抽查3份技術(shù)服務(wù)檔案，重點(diǎn)檢查檔案的真實(shí)性和完整性。有關(guān)監(jiān)督檢查應(yīng)留有記錄，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)整改，問題嚴(yán)重的，要采取措施進(jìn)行補(bǔ)救并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。 五、加強(qiáng)對(duì)技術(shù)服務(wù)檔案的執(zhí)法檢查 各級(jí)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門要將技術(shù)服務(wù)檔案作為職業(yè)衛(wèi)生執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容，在開展職業(yè)病防護(hù)設(shè)施竣工驗(yàn)收時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)服務(wù)檔案的審查，發(fā)現(xiàn)存在技術(shù)服務(wù)檔案缺失或弄虛作假等行為的，一律不予通過驗(yàn)收，并對(duì)有關(guān)機(jī)構(gòu)依法依規(guī)嚴(yán)肅查處；在對(duì)技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開展日常監(jiān)督檢查和資質(zhì)延續(xù)時(shí)，也要將技術(shù)服務(wù)檔案作為重點(diǎn)進(jìn)行檢查。 本通知下發(fā)后，各機(jī)構(gòu)要立即開展一次技術(shù)服務(wù)檔案管理專項(xiàng)檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，立即整改，分析原因并提出預(yù)防和控制措施。省局今年將針對(duì)技術(shù)服務(wù)檔案管理開展一次專項(xiàng)執(zhí)法檢查。 （來源：遼寧省安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局） ［返回］
|
